La cadena de responsabilidad va a estar definida en el proceso. Existe diversos procesos con distintas configuraciones, las cuales son creadas por el administrador del sistema.
Esta herramienta permite que el gestor documental se adapte a los procesos usados en la organización, así los funcionarios no cambian su forma de trabajar.
La cadena de responsabilidad reconoce los siguientes actores:
Funcionario: Crear expedientes electrónicos, elaborar o ingresar un documento de tipo Solicitud
Jefe Directo- Visador: es la persona que visa el documentos electrónicos en trámite (permisos), correspondiendo a Jefaturas o a funcionarios habilitados
para visar procesos administrativos. Dependiendo del proceso puede existir mas de un visador
Jefe UPR/Analista UPR- Firmante: este rol permite firmar las resoluciones asociadas a los permisos solicitados. El actor corresponde a jefes o analistas habilitados para firmar documentos tramitados. Dependiendo el tipo de documento puede existir uno o dos firmantes.
A medida que el proceso avance, aparecerán las iniciales de los funcionarios que ejecutaron alguna de las acciones mencionadas anteriormente, comenzando, de derecha a izquierda, con el autor (iniciales en minúscula), luego las iniciales en mayúscula de el/los visador/es y por ultimo de el/los firmantes. Como se muestra en la siguiente figura.
Figura N°6.2.1. -Adjuntar Archivo.