Este proceso básicamente aborda las solicitudes que pueda elevar algún funcionario para solicitar Dias Administrativos. Cabe mencionar que para esta y otras solicitudes relacionadas, el funcionario debe contar con su Ficha Funcionario actualizada y registros asociados en sistema externo SAP.
Para iniciar el proceso, el funcionario deberá seleccionar la opción Permiso Administrativo, la cual está contenida en el menú Solicitudes de permisos el que a su vez está contenido en el ítem Procesos, como se indica en la imagen:
Figura N° 6.8.1. -Selección Permiso Administrativo
Tras la acción, se debe desplegar una interfaz en la cual debe completar la información solicitada acorde a los siguientes campos:
- Sección Datos del Funcionario: En esta sección del formulario, se encuentra la información del funcionario solicitante; todos los campos están bloqueados de edición
- Nombre Solicitante
- Rut Solicitante
- Unidad Solicitante
- Cargo Solicitante
- Calidad jurídica Solicitante
- Grado Solicitante
- Nombre Jefe Solicitante
- Rut Jefe Solicitante
- Sección Datos de la Solicitud: En esta sección del formulario, se la data de la solicitud como tal, se debe completar la información:
- Dias Disponibles: Texto que indicara los días disponibles del funcionario para la solicitud
- La solicitud de permiso será por ½ día: Campo de tipo check en el cual se indica que el permiso será solo por media jornada, al activarlo, inhabilita campos “Cantidad dias solicitados” y “Fecha Término”. También se habilitan las opciones AM y PM (Fracción Solicitud), las cuales están deshabilitadas por defecto y se debe indicar alguna si se ha activado el ítem (ver imagen 6.8.2)
- Cantidad días solicitados: Campo obligatorio (si no se ha activado el ítem definido anteriormente) en el cual se debe indicar los días ha solicitar.
- Fecha Inicio: Campo obligatorio en el cual se debe indicar la fecha en la cual se iniciará el periodo de permiso, se debe usar el objeto Calendario para indicarla
- Fecha Término: Campo obligatorio en el cual se indica la fecha de término de los días solicitados. Se completa en forma automática en base a la cantidad referida en el campo “Cantidad días solicitados” y tomando en consideración fines de semana y días festivos o feriados legales (18 de septiembre, por ejemplo)
Figura N° 6.8.2.-Perm. Administrativo-Dato Sol.-Medio Día
- Sección Observaciones: En esta sección del formulario, se pueden cargar observaciones a la solicitud, esta sección estará desbloqueada en todo momento del proceso.
- Observaciones: Campo en el cual puede agregar observaciones
- Agregar: Botón que al presionarlo, agregara a la solicitud la data ingresada en campo “Observaciones“
- Registros de Observaciones: Tabla en la cual quedan los registros de observaciones ordenados en las siguientes columnas
- Fecha
- Usuario
- Observación
- Eliminar
Para eliminar alguna observación, puede realizar realizando click sobre el icono 
, posicionado bajo la columna “Eliminar”. NOTA: Solo podrá eliminar las observaciones de las cuales el usuario sea autor
Figura N° 6.8.3.-Perm. Administrativo-Formulario
Tras completar la data requerida, el funcionario deberá presionar el botón Enviar dispuesto en el formulario.
NOTA: Si desea cancelar el procedimiento, puede realizar click sobre el botón Volver que lo posicionará en la interfaz de inicio del gestor
Figura N° 6.8.4.-Perm. Administrativo-Guardar/Enviar
Tras gestionar el envío, la firma de parte del funcionario se gestiona en forma automática y la solicitud es despachada a la Jefatura directa del mismo
Figura N° 6.8.5.-Perm. Administrativo-Enviado
Junto a esto se generará un expediente en el sistema, el cual contendrá la solicitud. Idoneamente, el funcionario debe revisar el mismo y tomar nota del número asignado al expediente, de forma tal que pueda estar revisando su solicitud mediante los diversos reportes del gestor (ver capítulo “7.Reportes”).
Tras gestionar el despacho, el jefe directo del funcionario deberá acceder al gestor documental con sus credenciales y desde su bandeja de entrada, visualizar el expediente; y ya dentro de este, acceder a visualizar el documento de Solicitud de Permiso Administrativo (Documento original del expediente)
Figura N° 6.8.6.-Perm. Administrativo-Jefe Directo-Visualiza Permiso
En está vista, el jefe directo podrá aprobar o rechazar la solicitud, para el caso en que gestione la Aprobación, deberá realizar click sobre el botón Aprobar, esto gestionará un documento de respuesta dentro del expediente que contiene la resolución oficial del Permiso; y el despacho en forma automática al Jefe de UPR quien firmará está resolución o podrá rechazar el permiso, dejandolo sin efecto.
Figura N° 6.8.7.-Perm. Administrativo-Jefe Directo-Aprueba Permiso
En caso que la jefatura directa desee rechazar el permiso, deberá presionar el botón Rechazar en la vista del mismo. Esto provocará que la solicitud quede rechazada y el expediente se archive en forma automática
Figura N° 6.8.8.-Perm. Administrativo-Jefe Directo-Rechaza Permiso
Si el permiso ha sido aprobado, el expediente que lo contiene debe ser revisado desde la bandeja de entrada del Jefe UPR. En el expediente, en la sección documentos de Respuesta debe estar disponible la resolución para ser Firmada
Figura N° 6.8.9.-Perm. Administrativo-Jefe UPR-Revisa Expediente
La resolución adjunta debe contener la siguiente data:
- Resolución N°
- Ciudad: Donde fue emitida la resolución
- Fecha: En blanco, se cargará cuando sea firmada la resolución
- Materia
- Vistos
- Considerando
- Resuelvo
- Antecedentes: Sección con adjuntos a la resolución, no deberá contener archivos
- Indicación
- Distribución: Cadena de confianza a la cual la resolución será distribuida (tras la firma)
- Persona que han visado y firmado: Sección que contendrá las iniciales de los usuarios que han creado, visado y firmado la resolución
- Acciones realizadas: Sección que contiene un registro de las acciones ejecutadas sobre la resolución
- Volver: Botón que retornara al expediente
- Firmar: Botón que permite gestionar la firma
- Rechazar: Botón que permite rechazar la resolución y en consecuencia, el permiso
- Visualizar: Botón que permite visualizar la resolución en un archivo plano imprimible
Figura N° 6.8.10.-Perm. Administrativo-Jefe UPR-Vista Resolución
Si está todo en orden, el jefe de UPR puede proceder a Firmar la resolución, con esto, gatillara la autorización del permiso y el despacho del expediente al grupo de analista UPR, quienes deberán enviar el expediente a PAE, quienes regularizaran la data en otros sistemas-
NOTAS: El proceso de firma de resolución es de tipo Tipo Firma avanzada. El sistema ExeDoc envía la data de fecha y otros al sistema PAE para la regularización de permisos
Figura N° 6.8.11.-Perm. Administrativo-Jefe UPR-Firma
En caso que la jefatura de UPR deba rechazar la resolución de la solicitud de Permiso Administrativo, deberá realizar click sobre el botón Rechazar. Esto provocará que la solicitud quede rechazada y el expediente se archive en forma automática
Figura N° 6.8.12.-Perm. Administrativo-Jefe UPR-Rechaza Firma Solicitud
El expediente que contiene el permiso (o anulación) debe ser rescatado desde la Bandeja Compartida por el Analista de UPR, quien deberá dar el respectivo acuse de recibo para poder disponer del mismo en su bandeja de entrada y gestionar las operaciones que considere pertinente.
Figura N° 6.8.12.-Perm. Administrativo-Analista UPR-Rescata Expediente Bandeja Compartida