Este proceso se ejecuta cuando el funcionario desea anular alguno de los permisos (de los tratados en los capítulos 6.8, 6.9 y 6.10) que ya han sido autorizados (con resolución firmada). Cabe mencionar que para esta y otras solicitudes relacionadas, el funcionario debe contar con su Ficha Funcionario actualizada y registros asociados en sistema externo SAP.
Para iniciar el proceso, el funcionario deberá seleccionar la opción Anulación de Permiso, la cual está contenida en el menú Solicitudes de permisos el que a su vez está contenido en el ítem Procesos, como se indica en la imagen:
Figura N° 6.11.1. -Selección Anulación de Permiso
Tras la acción, se debe desplegar una interfaz en la cual debe completar la información solicitada acorde a los siguientes campos:
- Sección Datos del Funcionario: En esta sección del formulario, se encuentra la información del funcionario solicitante; todos los campos están bloqueados de edición
- Nombre Solicitante
- Rut Solicitante
- Unidad Solicitante
- Cargo Solicitante
- Calidad jurídica Solicitante
- Grado Solicitante
- Nombre Jefe Solicitante
- Rut Jefe Solicitante
- Sección Datos de la Solicitud: En esta sección del formulario, se la data de la solicitud como tal, se debe completar la información:
- ID Solicitud Origen: Campo de tipo lista en el cual se desplegaran los ID de las solicitudes que tenga aprobadas el funcionario
- Número de resolución por anular: Campo bloqueado de edición en el cual se cargará el número de folio de la resolución asociada al Id de permiso seleccionado en el campo ID Solicitud Origen.
- Origen Ausencia: Campo bloqueado de edición en el cual se cargara el tipo de permiso, acorde al ID seleccionado en el campo ID Solicitud Origen.
- Cantidad dias solicitados: Campo bloqueado de edición en el cual se cargara los dias solicitados asociados al Id de permiso seleccionado en el campo ID Solicitud Origen.
- Motivo Anulación: Campo en el cual el funcionario puede indicar el motivo por el cual solicita la anulación del permiso ya aprobado
- Fecha Inicio: Campo bloqueado en el cual se cargará la fecha de inicio de la solicitud a anular
- Fecha término: Campo bloqueado en el cual se cargará la fecha de término de la solicitud a anular
Figura N° 6.11.2.-Anula permiso-Selecciona Permiso a anular
- Sección Observaciones: En esta sección del formulario, se pueden cargar observaciones a la solicitud, está sección estará desbloqueada en todo momento del proceso.
- Observaciones: Campo en el cual puede agregar observaciones
- Agregar: Botón que al presionarlo, agregara a la solicitud la data ingresada en campo “Observaciones“
- Registros de Observaciones: Tabla en la cual quedan los registros de observaciones ordenados en las siguientes columnas
- Fecha
- Usuario
- Observación
- Eliminar
Para eliminar alguna observación, puede realizar realizando click sobre el icono 
, posicionado bajo la columna “Eliminar”. NOTA: Solo podrá eliminar las observaciones de las cuales el usuario sea autor
Figura N° 6.11.3.-Anula permiso-Formulario
Tras completar la data requerida, el funcionario deberá presionar el botón Enviar dispuesto en el formulario. En caso que quiera cancelar el proceso, bastara con que presione el botón Volver.
Tras gestionar el envío, la firma se gatillara en forma automática, al igual que el despacho al jefe directo
Figura N° 6.11.4.-Anulación Permiso- Guardado/ Enviado
Tras gestionar el despacho, el jefe directo del funcionario deberá acceder al gestor documental con sus credenciales y desde su bandeja de entrada, visualizar el expediente; y ya dentro de este, acceder a visualizar el documento de Solicitud de anulación de permiso (Documento original del expediente)
Figura N° 6.11.5.-Anula Permiso-Jefe Directo-Visualiza Permiso
En está vista, el jefe directo podrá autorizar o rechazar la solicitud de anulación, para el caso en que gestione la Autorización, deberá realizar click sobre el botón Autorizar, esto gestionará el despacho en forma automática al grupo de Analistas UPR quien(es) emitirán la confirmación y la resolución respectiva hacia la jefatura de UPR
Figura N° 6.11.6.-Anula permiso-Jefe Directo-Aprueba Permiso
En caso que la jefatura directa desee rechazar la anulación, deberá presionar el botón Rechazar en la vista del mismo. Esto provocará que la solicitud quede rechazada y el expediente se archive en forma automática
Figura N° 6.11.7.-Anula Permiso-Jefe Directo-Rechaza Permiso
Si la anulación ha sido autorizada, el expediente que lo contiene debe ser rescatado desde la Bandeja Compartida por el Analista de UPR, quien deberá dar el respectivo acuse de recibo para poder disponer del mismo en su bandeja de entrada
Figura N° 6.11.8.-Anula Permiso-Analista UPR-Rescata Expediente Bandeja Compartida
Tras está acción, el analista UPR debe abrir el expediente desde su bandeja de entrada y visualizar el documento de solicitud de anulación (Documento original del expediente)
Figura N° 6.11.9.-Anula Permiso-Analista UPR-Visualiza Documento
En está etapa, el analista UPR debe gestionar la aceptación o rechazo de la solicitud de anulación. Para gestionar la aceptación, deberá realizar click sobre el botón Aceptar, esto generará un documento de respuesta de tipo Resolución, el cual deja sin efecto la resolución original del permiso que se está anulando; y despacha el expediente al usuario Jefe de UPR
Figura N° 6.11.10.-Anula Permiso-Analista UPR-Aprueba Anulación
En caso que el analista UPR estime rechazar la solicitud de anulación, debe presionar el botón Rechazar, lo cual rechazara el permiso y archivará el expediente en forma automática
Figura N° 6.11.11.-Anula Permiso-Analista UPR-Rechaza Anulación
Si el permiso ha sido aprobado, el expediente que lo contiene debe ser revisado desde la bandeja de entrada del Jefe UPR. En el expediente, en la sección documentos de Respuesta debe estar disponible la resolución para ser Firmada
Figura N° 6.11.12.-Anula Permiso-Jefe UPR-Revisa Expediente
La resolución adjunta debe contener la siguiente data:
- Resolución N°
- Ciudad: Donde fue emitida la resolución
- Fecha: En blanco, se cargara cuando sea firmada la resolución
- Materia
- Vistos
- Considerando
- Resuelvo
- Antecedentes: Sección con adjuntos a la resolución, no deberá contener archivos
- Indicación
- Distribución: Cadena de confianza a la cual la resolución sera distribuida (tras la firma)
- Persona que han visado y firmado: Sección que contendrá las iniciales delos usuarios que han creado, visado y firmado la resolución
- Acciones realizadas: Sección que contiene un registro de las acciones ejecutadas sobre la resolución
- Volver: Botón que retornara al expediente
- Firmar: Botón que permite gestionar la firma
- Rechazar: Botón que permite rechazar la resolución y en consecuencia, el permiso
- Visualizar: Botón que permite visualizar la resolución en un archivo plano imprimible
Figura N° 6.11.13.-Anula Permiso-Jefe UPR-Vista Resolución
Si está todo en orden, el jefe de UPR puede proceder a Firmar la resolución, con esto, gatillara la autorización de la anulación y un nuevo despacho del expediente al grupo de analista UPR, quienes regularizaran la data en otros sistemas-
NOTAS: El proceso de firma de resolución es de tipo Tipo Firma avanzada. El sistema ExeDoc envía la data de fecha y otros al sistema PAE para la regularización de permisos
Figura N° 6.11.14.-Anula Permiso-Jefe UPR-Firma
En caso que la jefatura de UPR deba rechazar la resolución de la solicitud de Anulación de Permiso, deberá realizar click sobre el botón Rechazar. Esto provocará que la solicitud quede rechazada y el expediente se archive en forma automática
Figura N° 6.11.15.-Anula Perm.-Jefe UPR-Rechaza Firma Resolución Solicitud
El expediente que contiene el permiso (o anulación) debe ser rescatado desde la Bandeja Compartida por el Analista de UPR, quien deberá dar el respectivo acuse de recibo para poder disponer del mismo en su bandeja de entrada y gestionar las operaciones que considere pertinente.
Figura N° 6.10.16.-Anula Permiso-Analista UPR-Rescata Expediente Bandeja Compartida