Este proceso básicamente aborda las solicitudes que pueda elevar algún funcionario para solicitar permiso sin goce de sueldo. Cabe mencionar que para esta y otras solicitudes relacionadas, el funcionario debe contar con su Ficha Funcionario actualizada y registros asociados en sistema externo SAP.
Para iniciar el proceso, el funcionario deberá seleccionar la opción Permiso sin Goce de remuneraciones, la cual está contenida en el menú Solicitudes de permisos el que a su vez está contenido en el ítem Procesos, como se indica en la imagen:
Figura N° 6.10.1. -Selección Permiso sin goce de Sueldo
Tras la acción, se debe desplegar una interfaz en la cual debe completar la información solicitada acorde a los siguientes campos:
- Sección Datos del Funcionario: En esta sección del formulario, se encuentra la información del funcionario solicitante; todos los campos están bloqueados de edición
- Nombre Solicitante
- Rut Solicitante
- Unidad Solicitante
- Cargo Solicitante
- Calidad jurídica Solicitante
- Grado Solicitante
- Nombre Jefe Solicitante
- Rut Jefe Solicitante
- Sección Datos de la Solicitud: En esta sección del formulario, se la data de la solicitud como tal, se debe completar la información:
- Motivo Permiso: Campo de tipo selección en el cual se debe indicar si el permiso sin goce de sueldo es por motivos personales o Para permanecer en el extranjero
- Cantidad días solicitados: Campo obligatorio en el cual se debe indicar los días ha solicitar.
- Fecha Inicio: Campo obligatorio en el cual se debe indicar la fecha en la cual se iniciara el periodo de permiso, se debe usar el objeto Calendario para indicarla
- Fecha Término: Campo obligatorio en el cual se indica la fecha de termino de los días solicitados. Se completa en forma automática en base a la cantidad referida en el campo “Cantidad dias solicitados” (No considerara fines de semanas ni dias festivos, contara todos los dias como “corridos”)
- Sección Observaciones: En esta sección del formulario, se pueden cargar observaciones a la solicitud, está sección estará desbloqueada en todo momento del proceso.
- Observaciones: Campo en el cual puede agregar observaciones
- Agregar: Botón que al presionarlo, agregara a la solicitud la data ingresada en campo “Observaciones“
- Registros de Observaciones: Tabla en la cual quedan los registros de observaciones ordenados en las siguientes columnas
- Fecha
- Usuario
- Observación
- Eliminar
Para eliminar alguna observación, puede realizar realizando click sobre el icono 
, posicionado bajo la columna “Eliminar”. NOTA: Solo podrá eliminar las observaciones de las cuales el usuario sea autor
Figura N° 6.10.2.-Perm. Sin Goce de Sueldo-Formulario
Tras completar la data requerida, el funcionario deberá presionar el botón Enviar dispuesto en el formulario.
NOTA: Si desea cancelar el procedimiento, puede realizar click sobre el botón Volver que lo posicionará en la interfaz de inicio del gestor
Figura N° 6.10.3.-Perm. Sin Goce de Remuneraciones-Guardar/Enviar
Tras gestionar el envío, la firma de parte del funcionario se gestiona en forma automática y la solicitud es despachada a la Jefatura directa del mismo
Figura N° 6.10.4.-Perm. Sin Goce de Remuneraciones-Enviado
Junto a esto se generará un expediente en el sistema, el cual contendrá la solicitud. Idoneamente, el funcionario debe revisar el mismo y tomar nota del número asignado al expediente, de forma tal que pueda estar revisando su solicitud mediante los diversos reportes del gestor (ver capítulo “7.Reportes”).
Tras gestionar el despacho, el jefe directo del funcionario deberá acceder al gestor documental con sus credenciales y desde su bandeja de entrada, visualizar el expediente; y ya dentro de este, acceder a visualizar el documento de Solicitud de Permiso sin goce de remuneraciones (Documento original del expediente)
Figura N° 6.10.5.-Perm. sin Goce Sueldo-Jefe Directo-Visualiza Permiso
En está vista, el jefe directo podrá aprobar o rechazar la solicitud, para el caso en que gestione la Aprobación, deberá realizar click sobre el botón Aprobar, esto gestionará un documento de respuesta dentro del expediente que contiene la resolución oficial del Permiso; y el despacho en forma automática al Jefe de UPR quien firmará está resolución o podrá rechazar el permiso, dejandolo sin efecto.
Figura N° 6.10.6.-Perm. sin goce Sueldo-Jefe Directo-Aprueba Permiso
En caso que la jefatura directa desee rechazar el permiso, deberá presionar el botón Rechazar en la vista del mismo. Esto provocará que la solicitud quede rechazada y el expediente se archive
Figura N° 6.10.7.-Perm. sin Goce Sueldo-Jefe Directo-Rechaza Permiso
Si el permiso ha sido aprobado, el expediente que lo contiene debe ser revisado desde la bandeja de entrada del Jefe UPR. En el expediente, en la sección documentos de Respuesta debe estar disponible la resolución para ser Firmada
Figura N° 6.10.8.-Perm. sin goce Sueldo-Jefe UPR-Revisa Expediente
La resolución adjunta debe contener la siguiente data:
- Resolución N°
- Ciudad: Donde fue emitida la resolución
- Fecha: En blanco, se cargara cuando sea firmada la resolución
- Materia
- Vistos
- Considerando
- Resuelvo
- Antecedentes: Sección con adjuntos a la resolución, no deberá contener archivos
- Indicación
- Distribución: Cadena de confianza a la cual la resolución sera distribuida (tras la firma)
- Persona que han visado y firmado: Sección que contendra las iniciales delos usuarios que han creado, visado y firmado la resolución
- Acciones realizadas: Sección que contiene un registro de las acciones ejecutadas sobre la resolución
- Volver: Botón que retornara al expediente
- Firmar: Botón que permite gestionar la firma
- Rechazar: Botón que permite rechazar la resolución y en consecuencia, el permiso
- Visualizar: Botón que permite visualizar la resolución en un archivo plano imprimible
Figura N° 6.10.9.-Perm. sin goce Sueldo-Jefe UPR-Vista Resolución
Si está todo en orden, el jefe de UPR puede proceder a Firmar la resolución, con esto, gatillara la autorización del permiso y el despacho del expediente al grupo de analista UPR, quienes regularizaran la data en otros sistemas-
NOTAS: El proceso de firma de resolución es de tipo Tipo Firma avanzada. El sistema ExeDoc envía la data de fecha y otros al sistema PAE para la regularización de permisos
Figura N° 6.10.10.-Perm. sin goce Sueldo-Jefe UPR-Firma
En caso que la jefatura de UPR deba rechazar la resolución de la solicitud de Permiso sin goce de remuneraciones, deberá realizar click sobre el botón Rechazar. Esto provocará que la solicitud quede rechazada y el expediente se archive en forma automática
Figura N° 6.10.11.-Perm. sin goce Sueldo-Jefe UPR-Rechaza Firma Solicitud
El expediente que contiene el permiso (o anulación) debe ser rescatado desde la Bandeja Compartida por el Analista de UPR, quien deberá dar el respectivo acuse de recibo para poder disponer del mismo en su bandeja de entrada y gestionar las operaciones que considere pertinente.
Figura N° 6.10.12.-Perm. sin goce Sueldo-Analista UPR-Rescata Expediente Bandeja Compartida