El sistema es capaz de apoyar cualquier trámite y de soportarlo independiente del formato que sustente el documento participante. Los formatos soportados son:
| Papel |
seguimiento de documentos que no se pueden digitalizar Es aquel documento que ingresa, por ejemplo: por el mesón de la oficina de partes y que por su naturaleza no puede ser digitalizado, sin embargo debe registrarse en un formulario con datos relacionados con el Tipo de documento, Numero de documento, Materia, Fecha de Creación, Emisor y Destinatario, una vez ingresada la información se debe derivar el documento por sistema y despachar el papel a quien corresponda. |
| Digitalizado | Documentos escaneados o PDF, WORD, etc.
Es aquel documento que ingresa, por ejemplo por el mesón de la oficina de partes el cual debe digitalizarse, para que posteriormente a través de un formulario registrar datos relacionados con el Tipo de documento, Numero de documento, Materia, Fecha de Creación, Emisor y Destinatario, una vez ingresada la información se debe adjuntar el archivo digitalizado para finalmente derivar el documento a quien corresponda. |
| Electrónico | Es aquel documento que se crea dentro del sistema con materias relacionadas a: Toma de Razón Electrónica, Interoperabilidad con la Contraloría General de la Republica |
3.2.1.Documento en Papel
Es el concepto que se usa en la Aplicación para representar los “papeles” que se utilizan comúnmente en la organización. La Figura N°3 muestra la página que se utiliza para registrar la información asociada al papel. El Gestor Documental respecto de este formato, tiene como objetivo principal registrar la trazabilidad de un documento de este tipo.
Figura N° 3-1.– Documento Papel
La información que de un papel se puede registrar es la siguiente:
| Parámetros | Descripción |
| Tipo * | Alguno de los Tipos Oficiales de documentos que se utilizan en la organización |
| Nº Documento * | Número o folio que identifica al documento que se registra |
| Reservado |
Identifica si el contenido del documento es reservado o no. Cuando se marca esta opción, sólo los usuarios que participan del flujo del documento, podrán acceder bajar el documento digitalizado. En el caso de documento papel sólo es un dato informativo. |
| Antecedente | Corresponde a la información de Antecedentes presentes en el papel que se está registrando y/o a referencias a otros documentos a los que hace alusión el documento papel que se registra |
| Materia * | Corresponde a la información de Materia que presenta el documento papel que es registrado |
| Fecha Origen * | Fecha de Emisión del documento papel que está siendo registrado en el sistema. |
| Plazo | Fecha antes de la cual se debe ejecutar una acción sobre el documento. |
| Nivel de urgencia | Categoría que indica cuantos días antes del plazo el usuario debe ser notificado por correo respecto de la acción a ejecutar sobre el documento. |
| De * | Corresponde a la o las persona(s) o unidad(es) organizacional(es) que figuran como autor(es) del documento papel. En general, en los documentos de la administración pública corresponden a los datos que figuran en el título “De:” del documento papel. |
| A * | Corresponde a la o las persona(s) o unidad(es) organizacional(es) que figuran como destinatario(s) del documento papel. En general, en los documentos de la administración pública corresponden a los datos que figuran en el título “A:” del documento papel. |
| N° Hojas | Cantidad de hojas que tiene el documento papel. |
*: Dato obligatorio
3.2.2.Documento Digitalizado
Un documento digitalizado corresponde a un documento papel que ha sido digitalizado para realizar su seguimiento. También podría ser algún archivo generado por un procesador de texto (por ejemplo Word) cuyo contenido corresponda a un documento de los utilizados por el Organismo.
La información que de un digitalizado se puede registrar es la siguiente:
| Parámetros | Descripción |
| Tipo * | Alguno de los Tipos Oficiales de documentos que se utilizan en la organización |
| Nº Documento | Número o folio que identifica al documento que se registra |
| Reservado |
Identifica si el contenido del documento es reservado o no. Cuando se marca esta opción, sólo los usuarios que participan del flujo del documento, podrán acceder bajar el documento digitalizado. |
| Antecedente | Corresponde a la información de Antecedentes presentes en el papel que se está registrando y/o a referencias a otros documentos a los que hace alusión el documento digitalizado que se registra |
| Materia * | Corresponde a la información de Materia que presenta el documento digitalizado que es registrado |
| Fecha Origen * | Fecha de Emisión del documento que está siendo registrado en el sistema. |
| Plazo | Fecha antes de la cual se debe ejecutar una acción sobre el documento. |
| Nivel de urgencia | Categoría que indica cuantos días antes del plazo el usuario debe ser notificado por correo respecto de la acción a ejecutar sobre el documento. |
| De * | Corresponde a la o las persona(s) o unidad(es) organizacional(es) que figuran como autor(es) del documento papel. En general, en los documentos de la administración pública corresponden a los datos que figuran en el título “De:” del documento papel. |
| A * | Corresponde a la o las persona(s) o unidad(es) organizacional(es) que figuran como destinatario(s) del documento papel. En general, en los documentos de la administración pública corresponden a los datos que figuran en el título “A:” del documento papel. |
| Adjuntar Archivo * | Corresponde al archivo digitalizado que da origen al expediente. |
*: Dato obligatorio
Figura N° 3-2.– Documento Digitalizado
3.2.3.Documento Electrónico
Un documento electrónico corresponde a un documento construido de acuerdo a la normativa gubernamental sobre interoperabilidad.
Los documentos electrónicos que existen en el sistema son:
| Documento | Flujo | Firma |
| Carta | Store&Forward | Simple |
| Decreto | Semi-estructurado | Simple/Avanzada |
| Memorándum | Store&Forward | Simple |
| Minuta | Store&Forward | |
| Oficios (Circular, Reservado, Ordinario) | Store&Forward | Simple |
| Resoluciones | Semi-estructurado | Simple/Avanzada |
| Providencia | Store&Forward | Simple |
3.2.4.Documento Electrónico Resolución
Para crear un Documento Electrónico de tipo Resolución, es necesario hacer clic en Menú Crear Expediente, Documento Electrónico y luego seleccionar Resolución, aparecerá la siguiente pantalla:
Figura N° 3-3.– Documento electrónico Resolución
La información que una resolución electrónica puede registrar es la siguiente:
| Parámetros | Descripción |
| Plantillas | Permite escoger borradores de contenido para una resolución |
| Resolución N° | Número o folio que identifica al documento que se registra, este lo otorga la aplicación de forma interna |
| Ciudad | Nombre que identifica la Ciudad. |
| Fecha | Fecha de Emisión del documento, este lo otorga la aplicación de forma interna |
| Materia* | Corresponde a la información de Materia que presenta el documento papel que es registrado |
| Vistos | Corresponde a los párrafos de visto |
| Considerando | Corresponde a los párrafos de considerando |
| Resuelvo | Corresponde a los párrafos de resuelvo |
| Antecedentes | Permite agregar uno o más archivos a la resolución. |
| Indicación | Corresponde a las indicaciones respecto de las acciones a realizar una vez generada la resolución. Archívese, comuníquese, etcétera. |
| Revisar Borrador | Usuario que debe revisar la resolución previo a su tramitación |
| Visaciones | Usuarios que deben visar la resolución una vez revisada |
| Firmas | Usuarios que deben firmar la resolución una vez visada |
| Distribución | Usuarios a los que les llega la resolución una vez firmada |
| Personas que han visado y firmado | Listado de las iniciales de los usuarios que han visado y firmado el documento en el momento que se revisa la resolución |
*: Dato obligatorio